Para obtener los mejores resultados se necesita ingredientes
que se deben tener en cuenta como:
1.
Respaldo Administrativo y Gerencial.
2. Tener una persona con el perfil
de un líder.
3. Que el sistema de costos sea
dinámico
4. Se requiere que la entidad
interactúe como un verdadero sistema
5. Indicadores en salud
6. Interrelación entre lo
asistencial y lo administrativo.
Si no se tiene un respaldo por parte de la Gerencia
lo más recomendable es no empezar a trabajar, pues este trabajo sería pérdida
de tiempo y dinero, además debe pensarse y mirar hacia un futuro y realizar
esta pregunta ¿Esencialmente quién o quiénes son las personas que necesitan la
información de costos? La respuesta es obvia los costos constituyen una herramienta
gerencial y son los Gerentes los que en un momento determinado necesitan de la
información.
Un problema que se deja evidenciar en muchas de las
instituciones de salud, en la parte administrativa es que los Gerentes no saben
el que hacer con la información que se les presenta a nivel de Costos, dejando
entrever que falta la capacitación en el tema financiero, por ello es posible
que muchas veces se piense mas en lo asistencial (esencial para el cumplimiento
del objetivo de la institución de salud), y no en lo financiero, debe de
anotarse que los dos componentes, deben
tenerse como un matrimonio y debe tenerse el conocimiento de ambas para
administrar de una manera efectiva, la
información financiera muchas veces es tomada solo para el cumplimiento
de los requisitos solicitados en la normatividad y muchas veces es firmada por
los Gerentes sin tener la certeza de cuál es el contenido de la misma, esa
práctica es bastante peligrosa sobretodo en el sector público a sabiendas de
las implicaciones que puede traer consigo firmar sin analizar. (Ley 734 de
2002), es conveniente tener certeza e integralidad del conocimiento
administrativo, financiero y asistencial.
BUSCAR EL PERFIL DE UN LÍDER PARA SACAR ADELANTE LOS OBJETIVOS
PROPUESTOS CON EL DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS QUE
INVOLUCRE A TODA LA COMUNIDAD HOSPITALARIA:
Debe resaltarse que los costos no son realizados
únicamente por una sola persona, el líder, éste personaje es el facilitador
para obtener toda la información plasmarla, desarrollarla, obtener resultados,
analizarla y presentarla a los directivos de la institución.
En el montaje del sistema de costos debe tenerse
siempre el ánimo de salir adelante en el proyecto, porque además en el transcurso
del tiempo e implementación del mismo se presentan infinidad de dificultades
que deben sortearse para seguir adelante. En este proceso una de las
dificultades más grandes es la adversidad con los compañeros de trabajo sobre
todo por la resistencia que presentan a los cambios, adicionalmente se solicita
a todas las áreas mucha información para concatenar todo lo referente al
sistema de costos.
Debe entenderse además que en costos nadie tiene la
última palabra y que todos los días en nuestro quehacer cotidiano estamos
recopilando información que servirá para el cumplimiento y desarrollo de la
información de costos, uno de los causales para estar pendiente día a día de
los posibles cambios, es la frecuente dinámica de nuestra normatividad.
De acuerdo a lo anotado es importante que el
sistema de costos sea flexible y dinámico, que se adapte a los cambios que se
presentan tanto a nivel interno como externo, por ello y preferiblemente el
líder debe ser proactivo ante los desafíos diarios.
Con esto se quiere dar a entender que en la medida
en que las decisiones gerenciales, o las normas que van saliendo, afecten la
prestación de los servicios, el líder de costos debe estar dispuesto a realizar
los cambios necesarios en el sistema para ajustarlo a la decisión tomada o el
ajuste a la norma expedida, por ejemplo: Cuando se abre un nuevo servicio,
cuando se cierra un servicio, cuando se aumenta o disminuye el personal de
nómina o contratado, cuando se amplía la planta física etc.
Definición de sistema: Un sistema es un conjunto de
partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre
sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o
materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Es necesario que la comunicación fluya de manera
efectiva y que se ajusten las necesidades de información para una buena
alimentación del sistema de costos, adicionalmente sirve de complemento a las
necesidades del Sistema de Garantía de la Calidad en los Servicios de Salud de
la institución y se debe de trabajar conjuntamente con los indicadores de
gestión, productividad, hospitalización, morbilidad, mortalidad etc.
Es indispensable que los indicadores se trabajen de
manera coherente e inherente a la información que debe producir la oficina de
costos, esto genera que los datos obtenidos sean analizados y refrendados para
toma de decisiones en momentos importantes de la entidad.
Se trabaja con los indicadores porque se concluye,
de acuerdo a las experiencias, que los resultados de costos en salud, no solo
son los números plasmados en un documento, el líder de costos debe tener la
capacidad de análisis de la información articulando esos números con los
resultados que se obtienen de los indicadores, es la manera ortodoxa de llegar
a unos resultados, con posterior toma de decisiones.
La actualización el seguimiento y el control de los
indicadores, debe tener una orientación hacia el análisis y el uso de la
información, esto permitirá la modificación o eliminación de actividades que
garanticen el mejoramiento de la calidad en los servicios de salud, encaminado
a cumplir con las normas y los estándares definidos para la habilitación.
Interrelación entre lo asistencial y lo
administrativo
Podría
decirse que es de las situaciones más difíciles de manejar en la mayoría de IPS,
pero que es estrictamente necesaria para el buen funcionamiento y el cumplimiento
de objetivos del Sistema de Información de Costos, un resultado del informe de
costos puede afectar directamente un servicio prestado o la producción de la
parte asistencial, obviamente el líder de costos no es la persona indicada para
hacer un señalamiento al personal asistencial, por ello es indispensable que
los resultados se presenten al Coordinador de la parte asistencial y este
funcionario como par de lo asistencial debe ser el encargado de socializar los
resultados de costos con sus responsables asistenciales, este es un deber ser
sutil para que la interrelación asistencial-administrativo funcione de manera
adecuada.
Pasos a seguir para estructurar los costos
Antes de iniciar el
trabajo se debe tener claros los conceptos y conocer que metodología se va a
utilizar para la implementación del sistema de costos, dentro de la información
a considerar se tiene:
·
Manual de costos
·
Concepto de
indicadores
·
Conformación del
comité de costos
·
Justificación de
los costos para la entidad
·
Realización del proyecto
interno de los costos
·
Realización de un
cronograma o programa de trabajo
·
Trabajo de campo
(Unidades funcionales y centros de costo)
Debe tenerse en cuenta que el manual de
costos debe tener un diseño específico para la obtención de los costos en
salud, este manual debe contener como mínimo los conceptos básicos de costos,
la descripción de la metodología a seguir y por último y posterior a la
recolección de la información se realiza el cálculo de los costos, este último
concepto debe involucrar los valores de mano de obra, los suministros, los
gastos generales y los costos indirectos, todos ellos implicados con la
producción.
Para lograr los resultados es conveniente que
los costos sean claros (de fácil entendimiento), sencillos y reales, es conveniente anotar que para la
realización de los costos deben o requieren la participación de todos, como se
anoto anteriormente, debe de existir una constante interrelación entre lo
administrativo y lo asistencial.
Al hablar del concepto de indicadores debe
tenerse en cuenta el concepto del control integrado de la gestión es decir el
esquema organizacional, equivalente al conjunto de normas, principios, planes,
estándares, metas y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por las
I.P.S., todo esto traducido en una serie de indicadores integrados en un
tablero de control que debe manejar la dirección para una mejor toma de
decisiones. Adicionalmente todos los indicadores comparados con los resultados
de costos conforman una herramienta que genera lo que podríamos denominar el
poder de la información, ya que estos resultados bien administrados son el
instrumento para la toma de las decisiones.
Los indicadores hospitalarios son de
obligatorio cumplimiento y para ello se pueden consultar en la página del
Ministerio de Salud y las normas que las contiene.
Conformación del Comité de Costos
Con el sistema de
costos se espera dar una participación a todas y cada una de las dependencias
del hospital, donde debe de operar un vínculo estrecho entre las dependencias
administrativas y financieras con las áreas encargadas de la prestación de los
servicios de salud, por ello es de importancia la creación del Comité de
Costos, en donde participen personas del área administrativa, asistencia y
logística, es una oportunidad que no se puede desechar y que va en pos de las
metas que se quieren alcanzar para la implementación de los costos.
Justificación de los Costos para la IPS
Entre las razones para la implementación de
un sistema de información de costos se pueden enumerar las siguientes:
·
Exigencia de la Ley 100 de 1993
·
Los Estados Financieros deben contener la
información ordenada y uniforme de los ingresos, costos y gastos de cada
institución prestadora de servicios de salud, los cuales deben ser presentados
ante la Contaduría General de la Nación, la Superintendencia Nacional de Salud
y el Ministerio de Salud.
·
La información que se genere como resultado
del sistema de costos es una herramienta fundamental para la toma de decisiones.
Realización del proyecto interno de la implementación de los
costos
La realización de este proyecto va a
justificar la implementación, con un factor que es muy determinante, en la
medida que se presenta el informe “proyecto” se observará que económicamente no
representará un gran valor, en cuanto a la parte locativa y las herramientas
que se utilizarán para la implementación, lo que si hay que considerar es que
la información en trabajo de campo, recolección de datos, digitada de la
información ordenada y lógica, actualización constante del sistema, son tareas
que en realidad necesitan de bastante tiempo y que adicionalmente es necesaria
una persona con conocimientos, entusiasta y con todo el apoyo de las directivas
para sacar adelante y dar continuidad, a lo que se pretende, que en este caso
es la implementación del sistema de costos.
Realización de un cronograma o programa de trabajo
La realización del cronograma de trabajo debe
realizarse en una matriz que determine las siguientes variables.
·
Actividad
·
Descripción
·
Producto
·
Mecanismo
·
Responsable
·
A manera de ejemplo.
|
ACTIVIDAD
|
DESCRIPCION
|
PRODUCTO
|
MECANISMO
|
RESPONSABLE
|
|
1º Definición de los centros de costo.
|
à
Conocimiento
de toda la institución.
à
Listado de
todas las dependencias.
à
Clasificación
de los centros de costos.
|
à
Organigrama
de centros de costo.
à
Mapa de
centros de costo de toda la institución
|
Definición de centros de costo administrativo,
logístico, asistencial.
|
Encargado de costos, responsable de cada centro de
costo.
|
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2º Definición de productos institucionales.
|
Definición de la totalidad de productos, con
definición de su unidad de medida.
|
Listado de productos de la institución.
|
Trabajo de identificación de los productos con su
unidad de medida, por unidad de negocios y/o centros de costo.
|
Encargado de costos, Asesor y Responsable de cada
unidad de negocio.
|
Por unidad funcional se entiende, el conjunto
de procesos de producción específicos, los procedimientos y actividades que lo
componen, los cuales son ejecutados dentro de una secuencia y límites
técnicamente definidos, en donde es posible visualizar, analizar e intervenir
el proceso global de la venta o producción del servicio.
Los ingresos de la IPS, representa los valores
recibidos o causados, como resultado de las actividades desarrolladas en
cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, mediante la
prestación de servicios de salud y conexos, por tanto se clasifican en unidades
funcionales.
Las unidades funcionales están compuestas por
los centros de costos, estos son una localización en cada unidad funcional, de
tal manera que habrán tantas localizaciones como centros de costos, por lo
tanto no puede haber localizaciones iguales en diferentes unidades funcionales.
Sobre esta base la identificación de los centros de costo se conformará por el
código que lo identifique según las necesidades de las instituciones.
Las unidades funcionales se establecen de
acuerdo a la organización que tenga cada entidad y a los servicios que presten,
entre otras podemos citar las siguientes:
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Unidad
Funcional de Urgencias
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Unidad
Funcional de Consulta Externa
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Unidad
Funcional de Hospitalización e Internación
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Unidad
Funcional de Quirófanos y Sala de Partos
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Unidad
Funcional de Apoyo Diagnóstico
|
|
Unidad
Funcional de Apoyo Terapéutico
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Unidad
Funcional de Mercadeo (Farmacia)
|
|
Otros
Servicios de Salud
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Es de anotar que este es solo un ejemplo, la
organización se puede establecer de acuerdo al criterio de la persona encargada
de costos o de su criterio y aprobación en el Comité de Costos.
